Заказы из шоурума в ERP без двойного ввода

Во многих шоурумах дистрибьюторов у заказа две жизни. Первая: консультант записывает его рядом с клиентом, на бумаге или в телефоне. Вторая: кто-то другой вводит его в ERP-систему заново. Это и есть двойной ввод. Когда речь идёт о заказах клиентов в ERP и об интеграции шоурума с ERP, эту проблему мы решаем в первую очередь.

Почему двойной ввод стоит дороже времени

Повторный ввод выглядит как простая офисная задача, но последствия видны по всей цепочке:

Как выглядит поток без двойного ввода

Идея простая: заказ создаётся один раз, на терминале консультанта, и оттуда уходит сам. По пути информация движется в обе стороны.

Шаги и передаваемые данные подробно описаны на странице Интеграция с ERP.

Что должна уметь ERP-система

Прежде чем выбирать модуль для шоурума, стоит проверить, что может предложить ваша ERP. Модуль подключается через веб-сервисы или JSON, поэтому сначала нужно выяснить, какой из двух вариантов доступен. Дальше вопросы такие:

• Может ли она принять извне заказ целиком, с клиентом, товарами и складом?
• Может ли она вернуть сигнал «Собран», когда товар подготовлен?
• Может ли она принять статус оплаты: сумму, форму оплаты, данные фискального чека?
• Как она работает с новым клиентом или с человеком без данных, созданным в шоуруме?

Отвечать на всё самостоятельно не нужно: на демонстрации мы проходим эти вопросы вместе, на данных компании.

Когда ERP не отвечает

Любая интеграция должна учитывать перебои. Здесь отправка повторяется автоматически, пока заказ не будет принят, а каждый обмен остаётся в журнале. Вместо «кажется, дошло» у вас есть подтверждение: что отправлено, что получено и когда. Такой журнал упрощает и разбор спорных случаев между шоурумом, складом и бухгалтерией.

Два сценария, два момента попадания в ERP

Поток выше — сценарий «ERP, сборка, оплата», подходящий, когда товар готовят на складе. Если товар забирают прямо из шоурума, заказ может попасть в ERP только после оплаты: сценарий «Оплата, затем ERP». Разница объяснена в руководстве по режимам оплаты. Сценарий выбирается при внедрении и меняется в настройках.

Что получает каждый

У консультанта исчезают бумаги; на склад заказ приходит с теми же данными, что видел клиент (складская часть); у кассира остаются один код и один чек; в бухгалтерии оплата появляется сразу. О других связях наших решений с внешними системами читайте на wms.md.

С чего начать

Самый практичный первый шаг — выписать, где именно в вашем процессе заказ переписывается: на терминале, у кассира, в учётном отделе. Каждое такое место — кандидат на автоматическую передачу. После этого проще сравнить текущий путь заказа с шестью шагами выше и решить, какой сценарий вам ближе. Остальное, включая подключение к ERP и настройку экрана для покупателей, делается при внедрении, без программирования под каждую компанию.

Читайте дальше

• Интеграция с ERP-системой
• Режимы оплаты кратко
• Как внедряем
• Запросить демонстрацию