Articol · ERP

Comenzi din showroom în ERP fără dublă introducere

Unde apare dubla introducere într-un showroom, de ce nu este doar o pierdere de timp și cum arată un flux în care comanda ajunge în ERP o singură dată, de la consultant.

În multe showroom-uri de distribuție, o comandă trăiește două vieți. Prima: consultantul o notează lângă client, pe hârtie sau în telefon. A doua: altcineva o reintroduce în sistemul ERP. Aceasta este dubla introducere, iar când vorbim despre sistem ERP pentru comenzi clienți și despre integrarea showroom–ERP, ea este problema pe care o rezolvăm mai întâi.

De ce dubla introducere costă mai mult decât timpul

Reintroducerea pare o simplă sarcină de birou, dar consecințele se văd în tot lanțul:

Erori de transcriere

Un cod greșit, o cantitate în altă unitate (metri pătrați în loc de pachete) și depozitul pregătește altceva decât a cerut clientul.

Întârziere

Comanda intră în ERP când ajunge la ea omul care o rescrie, nu când a fost emisă.

Plata fără context

Casa nu știe ce s-a asamblat, iar ERP-ul află plata târziu, uneori abia la sfârșitul zilei.

Clientul în incertitudine

Nimeni nu poate spune cu exactitate unde se află comanda lui.

Cum arată fluxul fără dublă introducere

Ideea este simplă: comanda se creează o singură dată, pe terminalul consultantului, și de acolo pleacă singură. Pe parcurs, informația circulă în ambele sensuri.

  1. 1

    Comanda

    Consultantul o alcătuiește cu clientul, pe terminal.

  2. 2

    În ERP

    Pleacă imediat, completă: client, produse, depozit, cod.

  3. 3

    Asamblată

    ERP-ul trimite semnalul când marfa este pregătită.

  4. 4

    Pe ecran

    Clientul vede codul și mesajul că poate achita.

  5. 5

    La casă

    Codul se scanează, comanda se încarcă singură.

  6. 6

    Achitată

    Plata și bonul fiscal se întorc în ERP.

Pașii și datele trimise sunt descrise în detaliu pe pagina Integrare ERP.

Ce trebuie să poată sistemul ERP

Înainte de a alege un modul de showroom, merită verificat ce poate oferi ERP-ul dumneavoastră. Modulul se conectează prin servicii web sau prin JSON, deci primul lucru de aflat este care dintre cele două variante este disponibilă. Apoi:

  • Poate primi o comandă completă din exterior, cu client, produse și depozit?
  • Poate trimite înapoi semnalul „Asamblată” când marfa este pregătită?
  • Poate primi statusul plății: suma, forma de plată, datele bonului fiscal?
  • Cum tratează clientul nou sau persoana fără date, creată în showroom?

Nu trebuie să răspundeți singuri la toate: la demonstrație trecem prin ele împreună, pe datele companiei.

Când ERP-ul nu răspunde

Orice integrare trebuie să-și asume întreruperile. Aici, trimiterea se repetă automat până când comanda este primită, iar fiecare schimb rămâne în jurnal. Astfel, în loc de „cred că a ajuns”, aveți o dovadă: ce s-a trimis, ce s-a primit și când. Un jurnal de acest fel face și diagnosticarea mai ușoară, dacă apar neînțelegeri între showroom, depozit și contabilitate.

Două scenarii, două momente de intrare în ERP

Fluxul de mai sus este scenariul „ERP, asamblare, plată”, potrivit când marfa se pregătește în depozit. Dacă marfa se ia direct din showroom, comanda poate intra în ERP abia după plată: scenariul „Plată, apoi ERP”. Diferențele sunt explicate în ghidul modurilor de plată. Scenariul se alege la implementare și se poate schimba din setări.

Ce câștigă fiecare

Pentru consultant dispar hârtiile; pentru depozit comanda ajunge cu aceleași date pe care le-a văzut clientul (vedeți partea de depozit); pentru casier rămâne un cod și un bon; pentru contabilitate plata apare imediat. Despre alte legături ale soluțiilor noastre cu sisteme externe citiți pe wms.md.

De unde să începeți

Primul pas practic este să notați unde anume, în procesul dumneavoastră, comanda este rescrisă: la terminal, la casă, în biroul de evidență. Fiecare astfel de loc este un candidat pentru transmiterea automată. După aceea este mai ușor să comparați traseul actual cu cei șase pași de mai sus și să decideți ce scenariu vi se potrivește. Restul, inclusiv conectarea la ERP și configurarea ecranului pentru clienți, se face la implementare, fără programare la fiecare firmă.

Mai departe

Articole

Cum organizezi vânzarea după mostre într-un showroom

De la mostra de pe raft la comanda în sistemul ERP: ce se scanează, ce vede consultantul, unde apar de obicei erorile și cum le evitați.

Aflați mai mult →

Program pentru showroom: lista de verificare la alegere

Zece întrebări de pus oricărui furnizor înainte de a alege un program pentru showroom: de la mostră la casă, cu sistemul ERP și ecranul pentru clienți la mijloc.

Aflați mai mult →

Terminal mobil sau tabletă: ce alegeți pentru consultanți

Scaner integrat, baterie pe tură, ecran, protecție: ce alegeți pentru consultanții din showroom, terminal mobil, tabletă sau telefon.

Aflați mai mult →

Toate articolele →

Vedeți soluția pe fluxul dumneavoastră

O discuție de 30 de minute despre procesele reale din showroom și depozit — fără prezentări generice.

Cereți un demo +373 79 170 490